إدارة المؤتمرات والمعارض
مقدمة
تتطلب المؤتمرات والمعارض تخطيطا قويا، وتنسيقا واضحا، وتنفيذا منضبطا لتقديم تجارب حضور رائعة ونتائج أعمال قابلة للقياس. يزود هذا البرنامج العملي المشاركين بأدوات بسيطة للتخطيط والتنظيم والتنفيذ وتقييم المؤتمرات والمعارض—تشمل الميزانية، والموردين، واللوجستيات، والتسويق، والإدارة في الموقع.
أهداف الدورة
بحلول نهاية هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من:
- خطط للمؤتمرات والمعارض باستخدام جداول زمنية واضحة وقوائم تحقق
- إدارة الميزانيات والموردين والعقود بفعالية
- تجارب الحضور والعارضين في التصميم ورحلات الحدث
- تشغيل العمليات بسلاسة في الموقع والتعامل مع المشكلات
- قياس النتائج والتقط الدروس المستفادة
الجمهور المستهدف
تم تصميم هذه الدورة ل:
- منسقو الفعاليات وفرق المؤتمرات/المعارض
- فريق التسويق والاتصالات يدعم الفعاليات
- الموظفون الإداريون الذين يديرون اللوجستيات والموردين
- فرق الشراكة التي تنسق العارضين والرعاة
- أي شخص يشارك في تخطيط وتنفيذ الفعاليات
منهاج الدورة
اليوم الأول: أسس تخطيط الفعاليات
- أنواع الأحداث والأهداف
- أصحاب المصلحة: الحضور، العارضون، الرعاة
- خطة الحدث وأساسيات الجدول الزمني
- الأدوار وتوزيع المهام
- النشاط: بناء ميثاق حدث بسيط
اليوم الثاني: الميزانية وإدارة الموردين
- هيكل ميزانية الحدث
- طلب عروض الأسعار واختيار الموردين
- العقود واتفاقيات مستوى الخدمة الأساسية
- جداول الدفع والضوابط
- ورشة العمل: بناء ميزانية وخطة للبائع
اليوم الثالث: اللوجستيات والعمليات
- اختيار المكان وأساسيات التخطيط
- التسجيل والتحكم في الوصول
- تنسيق الأجنحة/المعارض
- التوظيف في الموقع والجداول الزمنية
- النشاط: إنشاء قائمة تحقق للعمليات
اليوم الرابع: التسويق وتجربة الحضور
- العلامة التجارية للفعاليات والاتصالات
- الترقيات والدعوات
- تصميم جدول الأعمال وتنسيق المتحدثين
- رحلة العميل واستعادة الخدمة
- دراسة حالة: إصلاح حدث منخفض التسجيل
اليوم الخامس: التنفيذ، المخاطر، والتقييم
- خطة التسليم في الموقع ومركز القيادة
- إدارة المخاطر وخطط الطوارئ
- أساسيات الصحة والسلامة
- تقييم ما بعد الحدث والتقارير
- المشروع النهائي: دليل توصيل الحدث
