مقدمة

يضمن عمل أمانة المجلس عمل المجالس واللجان بفعالية وبشكل قانوني وبحوكمة قوية. يغطي هذا البرنامج العملي المسؤوليات الأساسية لوظيفة الأمانة، والمعايير الأخلاقية، وإدارة الاجتماعات، وتوثيق المجلس، وتتبع القرارات، وإدارة العلاقات مع الرؤساء والمديرين التنفيذيين.

أهداف الدورة

بحلول نهاية هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من:

• اشرح دور أمانة المجلس وكيف يدعم الحوكمة الجيدة
• تطبيق مبادئ الأخلاقيات والسرية وحفظ السجلات في الممارسة العملية
• التخطيط وإدارة اجتماعات المجلس واللجان الفعالة من البداية إلى النهاية
• أنتج أوراق مجلس إدارة واضحة، جداول عمل، محاضر اجتماع، وسجلات قرارات
• قم بإعداد روتين تتبع ومتابعة بسيطة للإجراءات

الجمهور المستهدف

تم تصميم هذه الدورة ل:

• مسؤولو ومنسقوا أمانة المجلس
• موظفو الحوكمة وخدمات الشركات الداعمون للمجالس واللجان
• مساعدون تنفيذيون يدعمون منتديات الحوكمة العليا
• الموظفون القانونيون والمخاطرون والامتثال المشاركين في عمليات المجلس
• أي شخص تم تعيينه حديثا في إدارة المجلس أو اللجان

منهاج الدورة

اليوم الأول: دور الأمانة وسياق الحوكمة

• ما الذي تفعله أمانة المجلس ولماذا يهم ذلك
• أساسيات الحوكمة: مجلس الإدارة مقابل الإدارة (اختلافات واضحة)
• العلاقات الرئيسية: الرئيس، المديرون، الرئيس التنفيذي، التنفيذيون، رؤساء اللجان
• القطع الأساسية: الميثاق، شروط المرجعية، خطط العمل السنوية
• النشاط: رسم خريطة لمنتديات الحوكمة ومسؤوليات الأمانة العامة الخاصة بك

اليوم الثاني: الأخلاقيات، السرية، والمعايير المهنية

• المسؤوليات الأخلاقية: النزاهة، الحياد، الاستقلالية، التقدير
• السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة
• تضارب المصالح: التصريحات، السجلات، وإدارة الاجتماعات
• أساسيات إدارة السجلات: الاحتفاظ بالبيانات، ضوابط الوصول، وسجلات التدقيق
• ورشة العمل: أنشئ قائمة تحقق بسيطة للسرية والتعامل مع اللعبة

اليوم الثالث: تخطيط الاجتماعات وإدارة جدول الأعمال

• تقويم الاجتماعات السنوية وتخطيط جدول الأعمال المستقبلي
• هيكل جدول الأعمال: بنود للقرار، والنقاش، والتدوين
• مواعيد نهائية للأوراق، وفحوصات الجودة، والتنسيق مع المؤلفين
• اللوجستيات: الدعوات، النصاب القانوني، الحضور، والأساسيات عن بعد/الهجين
• النشاط: بناء جدول زمني لخطة الاجتماعات ونموذج جدول أعمال قياسي

اليوم الرابع: أوراق المجلس، محاضر الاجتماع، وسجلات القرارات

• كتابة أوراق مجلس فعالية: الغرض، الخيارات، التوصيات
• وضوح القرار: ما الذي يتم الموافقة عليه ولماذا
• أساسيات الدقائق: التقاط دقيق، نغمة، ومستوى التفاصيل
• سجلات القرار وسجلات الإجراءات: الهيكل والملكية
• دراسة حالة: راجع نموذج من اللوحة وتحسين ورقة واحدة

اليوم الخامس: المتابعة، التقارير، والتحسين المستمر

• تتبع الإجراءات: المالكون، مواعيد الاستحقاق، الأدلة، معايير الإغلاق
• تقارير المجلس: حالة الإجراءات، المخاطر الرئيسية، تحديثات السياسات، عناصر الامتثال
• إدارة أصحاب المصلحة: دعم المديرين، إحاطات الرؤساء، إدارة التوترات
• تحسين الجودة: الدروس المستفادة، القوالب، وتحديثات العمليات
• النشاط: بناء مجموعة أدوات للأمانة العامة (قوالب + خطة تحسين لمدة 90 يوما)