الإدارة المهنية للمكتب والمهارات السكرتارية
مقدمة
المحترفون الإداريون والسكرتاريون الفعالون ضروريون لسير العمل السلس والفعال لأي منظمة. توفر هذه الدورة للمشاركين معرفة أساسية وأدوات عملية لإدارة عمليات المكتب، ودعم التنفيذيين، والحفاظ على التواصل المهني. من خلال النقاشات التفاعلية والأنشطة العملية، سيبني المتعلمون الثقة في التعامل مع المهام الإدارية، والجدولة، وإدارة سير العمل—مع تعزيز الاحترافية والدقة وإدارة الوقت في بيئة مكتبية حديثة.
أهداف الدورة
- تعزيز الكفاءات الإدارية والسكرتارية الأساسية
- تحسين مهارات التواصل التجاري الكتابي والشفهي
- عزز مهارات إدارة الوقت والمهام والجدول الزمني
- بناء الثقة في إدارة مستندات وسجلات المكتب
- تطوير آداب السلوك المهنية والتميز في خدمة العملاء
الجمهور المستهدف
- مساعدون إداريين جدد أو طموحين وأمرا إداريا
- موظفو المكاتب الذين ينتقلون إلى أدوار إدارية
- المهنيون الباحثون عن تجديد أو تطوير مهارات إدارة المكاتب
- الموظفون الجدد الذين يدعمون المديرين والفرق
- أي شخص يبحث عن تدريب منظم في إدارة المكتب
منهاج الدورة
اليوم الأول: دور المحترف الإداري
- فهم الدور الإداري والسكرتاري الحديث
- آداب العمل المهنية وتوقعات مكان العمل
- أساسيات التواصل في بيئة المكتب
- إدارة المهام اليومية، والأولويات، وسير العمل
- النشاط: تقييم الدور الشخصي + خطة تحسين سير العمل اليومية
اليوم الثاني: التواصل المكتبي والمراسلات التجارية
- أساسيات التواصل المهني في مكان العمل
- كتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة، مذكرات، إعلانات، وإشعارات
- آداب واحترافية الهاتف ومكتب الاستقبال
- الاستماع النشط، وأخذ الرسائل، ودقة التواصل
- ورشة العمل: عيادة كتابة البريد الإلكتروني والمذكرات + سيناريوهات التواصل بأسلوب تقمص الأدوار
اليوم الثالث: التميز في إدارة الوثائق والسجلات
- تنظيم أنظمة الملفات الرقمية والمادية
- معايير تنسيق المستندات وتقنيات التدقيق اللغوي
- التحكم في الإصدارات، فحوصات الدقة، وسلامة السجلات
- استخدام أدوات المكتب لتبسيط التوثيق وسير العمل
- النشاط العملي: إنشاء خطة تقديم وسجلات + قائمة تحقق للسرية
اليوم الرابع: تنسيق الوقت، التقويم، والمهام
- أفضل الممارسات المتقدمة لإدارة التقويم والجدولة
- اجتماعات التخطيط: جداول الأعمال، المواد، المحاضر، وإجراءات المتابعة
- تنسيق مهام السفر واللوجستيات والدعم التنفيذي
- أدوات وأساليب الإنتاجية لتتبع المهام والتذكيرات
- النشاط: محاكاة أولوية عالية العمال + قالب تخطيط أسبوعي
اليوم الخامس: الاحترافية، خدمة العملاء وحل المشكلات
- معايير خدمة العملاء للأدوار الإدارية
- تمثيل المنظمة بثقة واحترافية
- التعامل مع الشكاوى والاستفسارات بفعالية (أساسيات تهدئة التصعيد)
- حل المشكلات في سيناريوهات العيادة الشائعة واستعادة الخدمة
- التمرين النهائي: خطة عمل شخصية + مراجعة وتقييم الدورة
