مقدمة

تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بمهارات متقدمة لأداء واجباتهم ومسؤولياتهم بكفاءة وفعالية في مجال العمل السكرتاري وإدارة المكاتب. يغطي تقنيات التواصل الفعال، وإدارة الوقت، وتنظيم المعلومات. بالإضافة إلى ذلك، تقدم مبادئ السلوك البشري المحترم عند التعامل مع القادة والمرؤوسين والعملاء. تتناول الدورة أيضا المهارات السلوكية المتعلقة بالتكنولوجيا لإنجاز المهام بنجاح. سيتعلم المشاركون كيفية استخدام الوقت بفعالية لتعزيز الإنتاجية، وتقليل ضغط العمل، وتنظيم وإدارة الاجتماعات الفعالة.

أهداف الدورة

بحلول نهاية هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من:

• حدد وفهم أدوار الموظفين الإداريين ومديري المكاتب.
• إتقان المهارات الإدارية لإدارة السكرتارية والمكتبية المهنية.
• تطبيق استراتيجيات التواصل اللفظي والكتابي اللازمة لتنفيذ المسؤوليات بفعالية.
• وضع سلوك موجه نحو الخدمة يهدف إلى إرضاء العملاء الداخليين والخارجيين.
• حدد الأسباب الرئيسية لضغط العمل والتقنيات اللازمة للسيطرة عليه.
• طبق تقنيات إدارة الوقت لتحسين إنتاجية المكتب.
• نظم اجتماعات فعالة.
• حل المشكلات، والقيام بعدة مهام، والتعامل مع التعقيدات.

الجمهور المستهدف

تم تصميم هذه الدورة ل:

• تم تصميم هذا البرنامج للمهنيين الإداريين في جميع القطاعات، بما في ذلك السكرترات، ومديري المكاتب الكبار، والمساعدين الشخصيين، والمساعدين التنفيذيين، والسكرتيرات، والمساعدين العامين، ومديري المكاتب الكبار، ومنسقي الأقسام، والمشرفين.

منهاج الدورة

اليوم الأول: دور مدير المكتب أو المساعد التنفيذي

• ما الذي يجعل السكرتير التنفيذي فعالا؟
• أن تكون شريكا استراتيجيا لمديرك.
• تحمل المسؤولية وإدارة الأزمات.
• دور داعم للتنفيذية.
• بناء الثقة من خلال الحزم.
• تلبية متطلبات مكان العمل.
• الدعم الاستباقي للمديرين.
• إدارة التوترات والصراعات.
• التفكير خارج الصندوق.
• العمل تحت الضغط.
• تقنيات تخلق الكفاءة.

اليوم الثاني: المهارات الإدارية للسكرتارية المهنية وإدارة المكاتب

• التخطيط وإدارة الوقت.
• مهارات التواصل والتحدث والاستماع الفعال:
• مفهوم التواصل وأنواعه.
• عناصر أو مكونات من عملية التواصل.
• أهمية التواصل بالنسبة للوزير.
• مفهوم التحدث الفعال.

اليوم الثالث: كيف يطور السكرتير مهارات الاستماع الجيدة

• كيفية التعامل مع الآخرين:
• كيف تحدد شخصية من تتعامل معهم.
• كيف يتعامل السكرتير مع رئيسه.
• كيف يتعامل السكرتير مع مرؤوسيه.
• كيف يتعامل الوزير مع زملائه.
• كيف تتعامل السكرتيرة مع العملاء.
• آداب البروتوكول والبروتوكول.

اليوم الرابع: السكرتير وقواعد المقدمة والعرض

• السكرتير والمصافحة هما الحكم.
• السكرتير والمحادثة هما الحكم.
• السكرتير والجلوس والابتسامة الرائعة.
• السكرتير وشكرا واعتذار رائعان.
• السكرتير والمديح هما الحكمان.
• آداب المكتب العامة.
• التواصل الفعال وإدارة النزاعات.

اليوم 5: السكرتير التنفيذي كممثل للهيئة التنفيذية

• تطوير قدرتك على التواصل مع الآخرين والتأثير عليهم.
• فهم التواصل.
• التنوع، الأنماط، والافتراضات.
• مهارات الاستماع.
• مهارات التواصل اللفظي وغير اللفظي.
• مهارات العرض وكتابة التقارير:
• تعظيم فوائد الاجتماعات.
• العرض الشفهي والكتابي.
• التخطيط للعرض.
• التغلب على التوتر.
• التحضير للعرض.
• استخدام النغمات في العرض.
• حل المشكلات، تعدد المهام، والتعامل مع التعقيدات:
• تمييز وتحديد أنواع مختلفة من المشكلات.