مقدمة

أصبح من المهم إنجاز العمل المؤسسي، وأصبح التطوير حاجة ملحة للتركيز عليها إدارة المؤسسات بشكل فعال ومميز، وأن إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية هما أهم المفاهيم التي تساهم إذا تم التعامل معها بشكل صحيح في التمييز بين المؤسسات العادية والمؤسسات المتميزة التي تسعى لتحقيق أهدافها وإرضاء المستفيدين من الخدمة. مجال العمل السكرتاري يعتمد كليا على استخدام التقنيات الحديثة، التي تزداد الحاجة إليها في ظل التقدم التكنولوجي الحديث. ترتبط المعلومات التقنية ارتباطا وثيقا بالتقنية وتعتبر محرك العمل المكتبي. نجد أهمية تكنولوجيا المعلومات ونظم المعلومات في عمل إدارة الأمانة والمكتب في استخدام هذه التقنيات في العمل المكتبي، ونجد أن العمل السكرتاري الناجح هو الذي يعتمد على التكنولوجيا الحديثة ويتطلب وجود وسائل مساعدة حديثة للمساعدة في إدارة العمل المكتبي بفعالية. لذا، سيتناول برنامج التدريب “تكنولوجيا المعلومات الحديثة والأنظمة في العمل السكرتاري وإدارة المكاتب” أفضل الممارسات بشكل عالمي كبير. أهمية البرنامج: يهدف الاهتمام بالتكنولوجيا المكتبية الحديثة في تطوير الأعمال إلى تحسين أداء العمل من خلال إتمام العمل بسرعة ودقة وبتكلفة أقل، بحيث يمكن تحديد عودة التدريب على استخدام التكنولوجيا وتأثيرها على الأداء، بالإضافة إلى جودة البرمجيات المستخدمة لإدارة المكاتب وتحسين وتطوير العمل المكتبي بما يتماشى مع التكنولوجيا الحديثة للهواتف الذكية وعواقبها (الفاكس، الماسح الضوئي، وغيرها) … تساعد مساحات المكاتب والشبكة الإلكترونية أيضا في تنفيذ معظم الأنشطة.

أهداف الدورة

بحلول نهاية هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من: يهدف برنامج دبلوم إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية إلى تزويد المشاركين بمهارات متقدمة تمكنهم من أداء مهامهم ومسؤولياتهم في مجال السكرتارية وإدارة المكاتب بكفاءة وفعالية، بما في ذلك التدريب على العمل السكرتارية الإلكتروني، والتواصل الفعال، وإدارة الوقت، وحفظ المعلومات بطريقة منظمة يسهل الرجوع إليها عند الحاجة.

منهاج الدورة

اليوم الأول: المفاهيم المعاصرة لإدارة السكرتارية والمكاتب

• مدير مكتب معاصر
• الأمانة التنفيذية وإدارة المكاتب “المفاهيم والأساسات”
• عمل الأمانة التنفيذية
• ü وظائف مدير المكتب ومهام ومسؤوليات
• ü العمل المكتبي وأهميته
• ü تنظيم وإدارة المعلومات
• ü قواعد بيانات ذكية ومداخل حديثة للأمانة التنفيذية

اليوم الثاني: مدير مكتب محترف (المهارات والمعرفة الداعمة)

• مهارات الإدارة الذاتية والسلوكية
• مهارات التواصل والابتكار
• مهارات التقارير، وكتابة الرسائل، وكتابة الملاحظات الإدارية
• آداب ومهارات التعامل مع الجمهور
• المهارات المهنية لمديري المكاتب والمساعدين الشخصيين
• نظام معلومات الإدارة ودور مدير المكتب
• كيفية تقديم المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات ومتابعة قراراتها
• تقنيات الاتصال والشبكات، التي تستخدم في العمل السكرتاري،
• أساليب مبتكرة وتفكير إبداعي لمديري المكاتب والسكرتيرات التنفيذيين
• التخطيط، التحضير، وصياغة محاضر الاجتماعات المثيرة للاهتمام
• الإنترنت واستخداماته في العمل السكرتاري
• إدارة جيدة لإرسال واستقبال البريد الإلكتروني.

اليوم الثالث: المهارات والمهام الإلكترونية التي يحتاجها السكرتير العالمي

• نظم الأرشيفات الصادرة والواردة إلكترونيا.
• نظم ونظم الملفات إلكترونيا.
• إعداد المراسلات والمذكرات والأوراق الإلكترونية
• فن التحدث والاستماع (مهارات العرض والعرض الإلكتروني) تخطيط وتنظيم الاجتماعات إلكترونيا (الاستثمار عن بعد)
• الأمانة التنفيذية: إدارة المكاتب الحديثة تحت الإدارة الإلكترونيةü تطبيقات التكنولوجيا الحديثة في العمل السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب
• استراتيجيات الأرشفة، الحفظ، أمن المستندات، والاسترجاع الإلكتروني
• التقنيات الحديثة في الأرشيفات وآلات الوثائق
• إدارة مراكز المعلومات وتأمين الوثائق والملفات على الحاسوب.
• إدارة مكاتب الغد “التميز والتنمية”

اليوم الرابع: فن إدارة الاجتماعات باستخدام التكنولوجيا الحديثة

• التحضير وتنظيم المقابلات والاجتماعات
• إعداد وتنظيم الاجتماعات واللجان
• أعد وكتب محاضر فعالة للاجتماعات والتقارير.
• كيفية مواجهة ضغط العمل والسيطرة على القلق والتوتر
• مهارات التواصل والتواصل

اليوم الخامس: التدريب العملي وورش عمل إدارة المكاتب

• ورشة عمل في: المواقف التي يواجهها مديرو المكاتب في مشاكل العمل اليومية وكيفية التعامل معها
• ورشة العمل في: عناصر التعامل مع الآخرين (الرؤساء، الزملاء، المرؤوسين، والجمهور)
• التطورات المتعاقبة في الأجهزة والبرمجيات التطبيقية المستخدمة في الأمانة الإلكترونية
• مهارات التواصل الحديثة
• إدارة الوقت والتوتر
• مقياس لقدرات التفكير
• مقياس الذكاءات المتعددة
• مقياس نمط التواصل
• مقياس بناء الفريق
• هرم الاحتياجات الإنسانية