إتقان المساعدة التنفيذية وقيادة المكتب
مقدمة
يلعب المساعدون التنفيذيون الكبار دورا حيويا في تمكين فعالية القيادة من خلال التخطيط القوي، والتواصل، والتنسيق، والحكم المهني. يزود هذا البرنامج العملي المشاركين بأدوات بسيطة وعالية التأثير لإدارة سير العمل التنفيذي، وقيادة عمليات المكتب، والتعامل مع أصحاب المصلحة بثقة، والحفاظ على السرية والاحترافية.
أهداف الدورة
بحلول نهاية هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من:
- حسن مهارات الدعم التنفيذي للجداول والاجتماعات والأولويات
- تعزيز التواصل المهني ودعم الإحاطة التنفيذية
- إدارة أصحاب المصلحة، والمتابعات، واستعادة الخدمة بثقة
- تطبيق معايير السرية والبروتوكول وقيادة المكتب
- بناء نظام تشغيل مساعد تنفيذي شخصي
الجمهور المستهدف
تم تصميم هذه الدورة ل:
- المساعدون التنفيذيون الكبار وموظفو المكتب التنفيذي
- مساعدون شخصيون يدعمون التنفيذيين والمديرين
- مديرو المكاتب يدعمون فرق القيادة
- المهنيون الإداريون الذين ينتقلون إلى مناصب مساعد مساعد كبار
- أي شخص مسؤول عن تنسيق التنفيذيين والمتابعة
منهاج الدورة
اليوم الأول: دور المساعد التنفيذي الأعلى والقيادة في المكتب
- توقعات الأدوار والحدود
- الحكم المهني والمبادرة
- بناء الثقة مع التنفيذيين
- سير العمل اليومي والتحكم في المهام
- النشاط: تقييم ذاتي لدور EA
اليوم الثاني: التقويم، الأولوية، والتحكم في الوقت
- استراتيجية وقواعد التقويم
- التعامل مع النزاعات والمقايضات
- حجب الوقت والمخازن
- روتين التخطيط الأسبوعي
- ورشة العمل: بناء دليل تقويم
اليوم الثالث: التواصل التنفيذي والإحاطة
- كتابة رسائل بريد إلكتروني ورسالة واضحة
- ملاحظات الإحاطة ونقاط الحديث
- إدارة النبرة والدبلوماسية
- تنسيق الموافقات والتوقيعات
- النشاط: إعداد حزمة إحاطة
اليوم الرابع: الاجتماعات، محاضر الاجتماع، وتتبع الإجراءات
- تخطيط جدول الأعمال والمواد
- إدارة الاجتماعات بسلاسة
- تسجيل الدقائق والقرارات
- تتبع الأحداث والمتابعة
- دراسة حالة: محاكاة الاجتماعات
اليوم الخامس: أصحاب المصلحة، البروتوكول، والتحسين المستمر
- أساسيات رسم خرائط أصحاب المصلحة
- التعامل مع الأشخاص الصعبين والطلبات
- بروتوكول VIP والسرية
- تحسين الأنظمة والقوالب
- المشروع النهائي: دليل نظام التشغيل EA
