مقدمة

يجب أن تكون المراسلات التنفيذية واضحة ومهنية وعملية — غالبا تحت مواعيد نهائية ضيقة وبمعلومات حساسة. يبني هذا البرنامج العملي المهارات الأساسية في كتابة رسائل بريد إلكتروني ورسائل موجزة، وهيكلة الرسائل للقادة المشغولين، واستخدام النبرة والدبلوماسية المناسبة، والتدقيق اللغوي لتحقيق الدقة والاتساق باستخدام قوالب وقوائم تحقق بسيطة.

أهداف الدورة

بحلول نهاية هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من:

• اكتب رسائل بريد إلكتروني واضحة وموجزة للتواصل التنفيذي
• اختر النبرة المناسبة لمختلف أصحاب المصلحة والمواقف
• هيكل الرسائل لاتخاذ قرارات سريعة واتخاذ إجراءات
• تعامل مع المواضيع الحساسة باحترافية ودبلوماسية
• التحرير والتدقيق لتحسين الجودة وتقليل الأخطاء

الجمهور المستهدف

تم تصميم هذه الدورة ل:

• المساعدون الكبار والتنفيذيون
• المهنيون الإداريون الداعمون للقادة
• المنسقون يكتبون المراسلات الداخلية والخارجية
• مديرو المكاتب الذين يتولون التواصل التنفيذي
• أي شخص يكتب رسائل نيابة عن الإدارة العليا

منهاج الدورة

اليوم الأول: الكتابة للمديرين التنفيذيين المشغولين (الوضوح والهيكل)

• الكتابة ذات الهدف الأول: ما تحتاجه ومتى
• هيكل البريد الإلكتروني المكون من 4 أجزاء: السياق، الطلب، التفاصيل، الخطوة التالية
• كتابة عناوين موضوعية قوية وافتتاحيات
• باختصار: حذف الحشو والتكرار
• النشاط: إعادة كتابة الرسائل الطويلة إلى رسائل جاهزة للتنفيذيين

اليوم الثاني: النبرة، الدبلوماسية، وتوافق أصحاب المصلحة

• نبرة رسمية مقابل شبه رسمية مقابل ودية مهنية
• الكتابة لجماهير مختلفة: داخلية، خارجية، كبار الشخصيات
• الاستعجال المهذب، المتابعات، والتذكيرات
• قول “لا” أو الرفض باحترام
• ورشة العمل: مسودة الردود للسيناريوهات الصعبة

اليوم الثالث: أنواع وقوالب البريد التنفيذي

• الطلبات، الموافقات، ورسائل القرارات
• تحديثات ورسائل الحالة (موجز، منظم)
• التعريفات ورسائل الإحالة
• التعامل مع الشكاوى والردود على استعادة الخدمة
• النشاط: إنشاء مكتبة قوالب شخصية (8–10 قوالب)

اليوم الرابع: الرسائل، المذكرات، والمراسلات الرسمية

• متى تستخدم رسالة مقابل البريد الإلكتروني مقابل المذكرة
• الصيغ القياسية: العناوين، المراجع، والتوقيعات
• كتابة الإعلانات والإشعارات الرسمية
• ملخصات وملاحظات إحاطة للهيئة التنفيذية
• دراسة حالة: صياغة رسالة رسمية ومذكرة من صفحة واحدة

اليوم الخامس: مراقبة الجودة وسير العمل التنفيذي

• قائمة التحقق من التدقيق اللغوي: القواعد، الأسماء، التواريخ، المرفقات
• الاتساق: العناوين، التنسيق، وقواعد الأسلوب
• التعامل مع المعلومات السرية والتحكم في التوزيع
• إدارة المراجعات والموافقات بكفاءة