المهارات المهنية المتقدمة لمديري المكاتب والسكرتيرات التنفيذيين
مقدمة
تهدف الدورة إلى تزويد المشاركين بمهارات متقدمة تمكنهم من أداء واجباتهم ومسؤولياتهم في مجال إدارة السكرتارية والمكاتب بكفاءة وكفاءة، والتي تشمل، على سبيل المثال، التواصل الفعال، إدارة الوقت، وأرشفة المعلومات بطريقة منظمة يسهل الرجوع إليها عند الحاجة. كما تحدد قواعد السلوك البشري العالي عند التعامل مع القادة والمرؤوسين والتجار. تتناول هذه الدورة أيضا المهارات السلوكية، خاصة المهارات المتعلقة بالتكنولوجيا، لإنجاز الأمور بفعالية ونجاح. ستتعلم أيضا كيفية إتقان الاستخدام الفعال للوقت الذي يعزز الإنتاجية ويقلل من ضغط العمل، وكيف يمكنك تنظيم وإدارة الاجتماعات الفعالة.
أهداف الدورة
بحلول نهاية هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من:
- تعرف على أدوار المدير ومدير المكتب وافهمها.
- إتقان المهارات الإدارية للأمانة وإدارة المكتبة المهنية
- تطبيق استراتيجيات التواصل اللفظي والكتابي اللازمة لأداء المسؤوليات بفعالية.
- خلق روح خدمة تهدف إلى إرضاء العملاء الداخليين والخارجيين على حد سواء.
- اذكر الأسباب الرئيسية لضغط العمل والتقنيات اللازمة للسيطرة عليه.
- طبق تقنيات إدارة الوقت لتحسين الإنتاجية في المكتب.
- تنظيم الاجتماعات بفعالية
- حل المشكلات، تعدد المهام، والتعامل مع التعقيدات
الجمهور المستهدف
تم تصميم هذه الدورة ل:
- مصمم للمهنيين الإداريين في جميع القطاعات، يشمل هذا البرنامج: مديري المكاتب الكبار، المساعدين الشخصيين، المساعدين التنفيذيين، السكرتيرات، المساعدين العامين، الأمناء، المساعدين، المديرين الكبار في المقر، الإداريين، ومنسقي الأقسام.
منهاج الدورة
اليوم الأول: دور مدير المكتب أو المساعد التنفيذي
- ما الذي يجعل السكرتير التنفيذي فعالا؟
- كن شريكا استراتيجيا لمديرك.
- تحمل مسؤولية إدارة الأزمات.
- الدور الداعم للرئيس التنفيذي
- حقق الثقة من خلال الحزم.
- الامتثال لمتطلبات مكان العمل
- الدعم الاستباقي للمديرين التعامل مع التوترات والصراعات.
- التفكير خارج الصندوق.
- العمل تحت الضغط
- التقنيات التي تخلق الكفاءة
اليوم الثاني: مهارات الإدارة المهنية والإدارية المهنية للمكتبات
- التخطيط وإدارة الوقت
- التنظيم (تفويض المهام للآخرين)
- تفويض السلطة وتوزيع العمل
- وجه الآخرين ووجههم وتحفيزهم لإنجاز المهام.
- المراقبة والمتابعة لضمان تحقيق الأهداف
- حل المشكلات واتخاذ القرار
- التعامل مع الضغوط وإدارتها
- تخطيط الاجتماعات وإدارتها وتنفيذها
- إدارة الفعاليات
- إدارة المشروع
اليوم الثالث: مهارات التواصل، الكلام الفعال، والاستماع الجيد
- مفهوم الاتصال وأنواعها
- مكونات أو عناصر عملية الاتصال
- أهمية التواصل للسكرتير
- مفهوم الحديث الفعال
- كيف يحسن السكرتير مهاراته في التواصل
- مفهوم الاستماع
- كيف يحسن السكرتير مهاراته في الاستماع
- كيفية التعامل مع الآخرين:
- كيف تتعرف على شخصية الشخص الذي تتعامل معه
- كيف يتعامل السكرتير مع رئيسه
- كيف يتعامل السكرتير مع مرؤوسيه
- كيف يعامل السكرتير زملاءه
- كيف يتعامل السكرتير مع العملاء
- قواعد الإتيكيت والبروتوكول
- السكرتير وقواعد المقدمة والعرض
- السكرتير وقواعد المصافحة
- السكرتير وقواعد الخطاب
- سكرتير وقواعد الجلوس والابتسامة
اليوم الرابع: السكرتير وقواعد الشكر والاعتذار
- قواعد السكرتير والمجاملة
- السكرتير وقواعد الأخلاق العامة في المكتب
- التواصل الفعال وإدارة النزاعات:
- السكرتير التنفيذي كممثل للمدير التنفيذي
- طور قدرتك على التواصل مع الآخرين والتأثير عليهم.
- فهم التواصل
- التنوع، الأنماط، والافتراضات
- مهارات الاستماع
- التواصل اللفظي وغير اللفظي
- المهارات في العرض وكتابة التقارير:
- تحسين الاجتماعات
- العروض الشفوية والكتابية
- التخطيط للعرض
- التغلب على التوتر
- التحضير للعرض
- استخدام نغمات الصوت في العرض
اليوم الخامس: حل المشكلات، تعدد المهام، والتعامل مع التعقيدات
- التمييز وتحديد أنواع المشكلات المختلفة
- تحديد أفضل طريقة لحل المشكلة بناء على طبيعتها.
- تحليل السبب الجذري للمشكلة
- قيم الحلول وطبق أساليب التفكير الإبداعي لحل المشكلات.
- حدد أهداف القرار المطلوب.
- استخدام الإنترنت والأنظمة الغائمة:
- سجل وجمع وحلل وأعد التقارير باستخدام أنظمة السحابة الإلكترونية.
- استخدم أنظمة السحابة الإلكترونية للحفظ والأرشفة والمشاركة وإرسال الوثائق.
- استخدام أنظمة السحابة الإلكترونية لتخطيط وتوزيع وتتبع خطط الأعمال الأسبوعية والشهرية.
- استخدم أنظمة السحابة للمقابلات عبر الإنترنت.
- استخدم أنظمة السحابة الإلكترونية لإدارة الاجتماعات وتقديم العروض التقديمية.
- استخدم برامج وأجهزة الاتصال الصوتي والنصي للتواصل مع الآخرين عبر الإنترنت.
